fino doccycle GmbH
Bürgermeister-Brunner-Straße 15, 34117 Kassel
Fassung Februar 2026
§ 1 Einleitung
1.1 Geschäftspartner
1.2 Anerkennung der AGB
§ 2 Vertragsabschluss
2.1 Vertragsgegenstand
2.2 Registrierung und Vertragsabschluss
2.3 Pflichten der Vertragspartner
2.4 Softwareüberlassung
2.5 Entgelt
2.6 Preise
2.7 Pakete/Paketwechsel
2.8 Leistungsänderungen
2.9 Kündigung
§ 3 Datenschutz und Datensicherheit
3.1 Datenschutz
3.2 Geheimhaltung
3.3 Datenverschlüsselung
3.4 Datensicherheit und Datenbereitstellung
§ 4 Mängel/Verfügbarkeit
4.1 Mängelansprüche
4.2 Verfügbarkeit
4.3 Rechtsmängelansprüche Dritter
§ 5 Haftung
5.1 Allgemein
5.2 Unbefugte Kenntniserlangung
5.3 Gespeicherte Inhalte
5.4 Verdacht auf Rechtswidrigkeit
5.5 Ausschluss steuerlicher Haftung
§ 6 Zusatzdienst elektronischer Signaturen
§ 7 Besondere Bedingungen für Abruf von Dokumenten aus externen Quellen/KI-Nutzung
7.1 Kontenzugriff
7.2 Legitimierung
7.3 Verantwortlichkeit
7.4 Vorschlag neuer Portale
§ 8 Support und Kundendienst
§ 9 Mitteilungen
§ 10 Schlussbestimmungen
10.1 Rechtswahl/Erfüllungsort/Gerichtsstand
10.2 Salvatorische Klausel
10.3 Aufrechnungsverbot
10.4 Alternative Streitbeilegung
10.5 Datum
Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen regeln die Beziehungen zwischen dem Unternehmen fino doccycle GmbH (nachfolgend „Betreiber" genannt) und dem Account-Ersteller (nachfolgend „Kunde" genannt) des Online-Dienstleistungsangebots doccycle.ai (nachfolgend auch „doccycle" oder „Software" genannt). Als Kunde gilt jede natürliche oder juristische Person, welche sich rechtmäßig für den oben genannten Dienst registriert hat und deren Auftrag durch den Betreiber angenommen wurde. Das Angebot für doccycle richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB (nachfolgend auch "Kunde" genannt). Nicht teilnahmeberechtigt sind Verbraucher im Sinne des § 13 BGB. Der Kunde kann für doccycle seinerseits Nutzer registrieren, welche doccycle gemäß ihren, durch den Kunden vergebenen Rechten, nutzen können. Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen regeln die Beziehung zwischen dem Betreiber und dem Kunden. Für die Nutzung von doccycle gelten ausschließlich diese allgemeinen Geschäftsbedingungen nebst etwaiger individualvertraglicher Ergänzungsvereinbarungen sowie die entsprechend vereinbarten Preise. Abweichende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nur dann Vertragsbestandteil, wenn ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt wurde. Im Verhältnis zu Mitarbeitern des Kunden oder durch den Kunden registrierte Nutzer handelt der Betreiber nur als Erfüllungsgehilfe des Kunden. Der Kunde ist verpflichtet, die Einhaltung dieser AGB gegenüber den von ihm registrierten Nutzern sicherzustellen. Diese AGB und die vereinbarten Preise gelten auch dann, wenn der Betreiber in Kenntnis entgegenstehender abweichender allgemeiner Geschäftsbedingungen des Kunden Leistungen vorbehaltlos erbringt.
Mit der Registrierung auf app.doccycle.ai und der damit verbundenen Dienstleistung erklären sich Kunde und Nutzer mit der Geltung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen einverstanden. Sofern der Kunde doccycle über einen der Vertriebspartner des Betreibers nutzt, können sich aus den Allgemeinen Geschäftsbedingen des Vertriebspartners Abweichungen ergeben.
Der Betreiber erbringt für seine Kunden SaaS-Dienstleistungen über das Medium Internet im Bereich kaufmännische Software. Gegenstand des Vertrages ist die Überlassung von Software des Betreibers zur Nutzung über das Internet zur Speicherung von Daten des Kunden (Data-Hosting). doccycle ermöglicht die Verwaltung und Speicherung von (Vertrags-) Dokumenten und Informationen. Die Nutzung der Software sieht verschiedene Anwendungsfälle vor. Die Inhalte der Leistungsbeschreibung doccycle, abrufbar unter https://app.doccycle.ai/leistungsbeschreibung/, konkretisieren und -wo anwendbar- ergänzen den Vertragsgegenstand.
Zur Nutzung des Dienstes ist ein Internetzugang sowie eine aktuelle Browser-Software notwendig.
Nach der Registrierung auf app.doccycle.ai erhält der Kunde ein persönliches Konto bestehend aus E-Mail-Adresse und Passwort, welches der Kunde bei der Registrierung selbst erstellt. Alternativ nutzt der Kunde seinen persönlichen Login mit KanzleiDrive oder soweit möglich anderen Login-Anwendungen als Zugangsmedium. Diese Zugangsdaten dürfen nicht weitergegeben werden. Der Kunde ist für deren sichere Aufbewahrung selbst verantwortlich.
Die Nutzung eines zweiten Faktors zur Authentifizierung steht dem Kunden als Option zur Verfügung und wird vom Betreiber aus Sicherheitsgründen ausdrücklich empfohlen. Alternativ, sofern vom Betreiber angeboten, kann die Anmeldung und Registrierung bei doccycle über die in der Leistungsbeschreibung (https://app.doccycle.ai/leistungsbeschreibung/) genannten Partner-Login erfolgen.
Der Kunde verpflichtet sich im Rahmen der Anmeldung zum Dienst nur wahrheitsgemäße Angaben zu seiner Person und ggf. zu seinem Unternehmen zu machen und seine Daten stets aktuell zu halten. Die Registrierung unter falschem Namen und Vornamen, falscher Adresse und fiktiven E-Mail-Konten ist nicht gestattet. Im Falle von offensichtlich fiktiven Angaben behält sich der Betreiber vor, das Konto zu löschen.
Der Vertrag über die Nutzung der von doccycle angebotenen Leistungen kommt zustande, wenn ein von doccycle bevollmächtigter Vertreter den vom Kunden erteilten Auftrag annimmt. Die Annahme wird schriftlich oder konkludent durch die erste Erfüllungshandlung bestätigt. doccycle ist berechtigt, den Vertragsabschluss ohne Angabe von Gründen zu verweigern. Soweit sich doccycle zur Erfüllung der vereinbarten Dienstleistung Dritter bedient, werden diese nicht Vertragspartner des Kunden.
Der Kunde verpflichtet sich, die Plattform app.doccycle.ai nicht missbräuchlich zu nutzen, insbesondere keine Daten in das System einzubringen, die einen Computer-Virus (infizierte Software) enthalten, und sie nicht in einer Art und Weise zu benutzen, welche die Verfügbarkeit der Plattformen für andere Kunden negativ beeinflusst. Für die Inhalte der Dokumente ist der Kunde verantwortlich.
Der Kunde ist verpflichtet, etwaige Funktionsausfälle, Störungen oder Beeinträchtigungen unverzüglich und so präzise wie möglich anzuzeigen. Mindestens eine Person ist durch den Kunden als Administrator des Accounts zu benennen. Administratoren können weitere Nutzer (einschließlich weiterer Administratoren) hinzufügen oder auch sperren.
Der Kunde verpflichtet sich, den unbefugten Zugriff Dritter auf die Software durch geeignete Vorkehrungen zu verhindern. Dazu gehört maßgeblich „User ID" (E-Mail-Adresse) und Passwort geheim zu halten und Dritten gegenüber nicht zugänglich zu machen. Hierzu wird empfohlen, sich bei Verlassen des Arbeitsplatzes aus der Anwendung auszuloggen. Der Kunde ist verpflichtet, Zugangsdaten und Sicherheitsmerkmale geheim zu halten und dafür Sorge zu tragen, dass kein unbefugter Dritter in den Besitz dieser Zugangsdaten kommt. Diese sind so aufzubewahren, dass ein Missbrauch der Daten durch Dritte nicht möglich ist. Persönliche Passwörter sind regelmäßig, mindestens einmal pro Jahr, zu ändern. Auch die durch den Kunden registrierten Nutzer des Kunden sind zur Einhaltung dieser Punkte zu verpflichten. Wenn der Verdacht besteht, dass die Vertraulichkeit der Zugangsdaten beeinträchtigt wurde, ist der Kunde verpflichtet, den Betreiber unverzüglich hierüber zu informieren, damit geeignete Maßnahmen (z.B. Zuteilung neuer Zugangsdaten oder zeitweise Sperrung des Zugangs) ergriffen werden können.
Der Kunde ist selbst für die Eingabe und Pflege seiner zur Nutzung des SaaS-Dienstes erforderlichen Daten und Informationen verantwortlich.
Der Kunde ist insgesamt zur Mitwirkung verpflichtet, soweit dies zur ordnungsgemäßen Durchführung der Dienstleistungen von doccycle erforderlich ist. Insbesondere hat der Kunde unaufgefordert alle für die Durchführung der Serviceleistungen notwendigen Unterlagen vollständig und so rechtzeitig zur Verfügung zu stellen, dass diese in angemessener Zeit verarbeitet werden können. Entsprechendes gilt für die Unterrichtung über alle Vorgänge und Umstände, die für die Durchführung der Dienstleistungen von Bedeutung sein können.
Der Kunde ist verpflichtet, den Hinweisen zur Installation und Anwendung der zu Verfügung gestellten Software nachzukommen und die vorgegebenen Systemvoraussetzungen zu schaffen.
Wenn und soweit der Kunde dem Betreiber im Rahmen der Nutzung von doccycle Daten wie Belege etc., insbesondere zum Zweck der Generierung von Datensätzen, überlässt, obliegt es allein dem Kunden, die Ordnungsgemäßheit der von ihm eingesetzten Vorsysteme unter steuerlichen und sonstigen rechtlichen Gesichtspunkten sowie die Richtigkeit und Vollständigkeit der an doccycle übermittelten Daten sicherzustellen.
Der Kunde ist verpflichtet, die von ihm registrierten Nutzer rechtzeitig vor Beginn der Nutzung über die Einzelheiten dieses Vertrages, insbesondere über die Rechte und Pflichten nach Maßgabe dieser AGB sowie sich selbst und von ihm registrierte Nutzer einmal im Monat durch Einsichtnahme in die Datenschutzerklärung über ggf. dort erfolgte Änderungen zu unterrichten.
Soweit der Kunde im Rahmen der Nutzung von doccycle personenbezogene Daten verarbeitet und kein gesetzlicher Erlaubnistatbestand eingreift, ist die erforderliche Einwilligung des jeweils Betroffenen durch den Kunden eigenverantwortlich einzuholen.
2.4.1 Der Betreiber stellt dem Kunden für die Abonnementsdauer die Softwarelösung doccycle in der jeweiligen aktuellen Version über das Internet gemäß der Leistungsbeschreibung, abrufbar unter https://app.doccycle.ai/leistungsbeschreibung/, entgeltlich zur nicht exklusiven, nicht übertragbaren und nicht unterlizenzierbaren Nutzung zur Verfügung.
Updates sind im Abonnement inklusive.
2.4.2 Nach Weiterentwicklung ergibt sich der jeweils aktuelle Funktionsumfang der Software aus der Leistungsbeschreibung auf der Webseite des Betreibers unter https://app.doccycle.ai/leistungsbeschreibung/.
2.4.3 Der Betreiber überwacht laufend die Funktionstüchtigkeit der Software und beseitigt nach Maßgabe der technischen Möglichkeiten unverzüglich sämtliche Softwarefehler, die die Nutzung der Software einschränken oder unmöglich machen.
2.4.4 Über die in diesem Absatz geregelte Überlassung hinaus werden dem Kunden keinerlei Rechte an der Software, insbesondere keine Rechte zur Bearbeitung oder Weiterverwertung, eingeräumt.
2.5.1 Der Kunde verpflichtet sich, an den Betreiber für die Softwareüberlassung und das Data-Hosting das vereinbarte Entgelt zzgl. USt. zu bezahlen.
Die Bezahlung erfolgt über eines der angebotenen Zahlungsmittel.
2.5.2 Zahlungen können per verschiedenen im Programm angebotenen Zahlungsweisen erbracht werden. Der Kunde ermächtigt den Anbieter bei Zahlung per Lastschrift, die von ihm zu leistenden Zahlungen zu Lasten eines vom Kunden zu benennenden Kontos einzuziehen. Die Kosten einer vom Kunden zu vertretenden Rückbuchung zzgl. einer Bearbeitungsgebühr in Höhe von EUR 10,00 sind vom Kunden zu tragen. Der Kunde ist berechtigt, nachzuweisen, dass keine oder geringere Kosten entstanden sind.
2.5.3 Die Rechnungen werden dem Kunden in seinem Nutzerkonto zur Verfügung gestellt, der Kunde stimmt dem Erhalt elektronischer Rechnungen zu. Der Anspruch auf Überlassung einer papierhaften Rechnung gemäß § 14 Absatz 1 Satz 5 UStG wird ausgeschlossen.
2.5.4 Die Rechnungsadresse ist vom Kunden stets zu pflegen und bei Änderungen zu aktualisieren. Bei nicht erfolgter Anpassung der Rechnungsadresse erlaubt sich der Betreiber eine Bearbeitungsgebühr zu erheben. Die Kosten einer vom Kunden zu vertretenden Anpassung der Rechnungsadresse durch den Betreiber in Höhe von EUR 10,00 sind vom Kunden zu tragen. Der Kunde ist berechtigt, nachzuweisen, dass keine oder geringere Kosten entstanden sind.
2.5.5 Im Falle, dass der Kunde über einen Vertriebspartner Kunde bei doccycle geworden sind, erfolgt die Abrechnung ggf. über diesen und nicht direkt zwischen dem Betreiber und dem Kunden. Es können hierbei die Vertragsbedingungen des Vertriebspartners gelten.
2.6.1 Jeder Kunde kann doccyle nach der Registrierung für eine zweiwöchige Testphase kostenlos nutzen. Die kostenlose Testphase kann jederzeit gekündigt werden. Nach dieser Testphase geht der Kunde nicht automatisch ein kostenpflichtiges Abonnement ein. Möchte der Kunde doccycle weiter nutzen, wird er vor Ablauf der kostenlosen Testphase per E-Mail aufgefordert, seine Rechnungsdaten über app.doccycle.ai einzugeben. Kommt er dieser Aufforderung nicht nach, wird sein Kundenkonto gesperrt und die Daten frühestens nach 30 Tagen, spätestens nach 90 Tagen nach Maßgabe datenschutzrechtlicher Regelungen gelöscht.
Das Entgelt für die Nutzung von doccycle im Anschluss an die Testphase ist davon abhängig, welches Leistungspaket der Kunde gebucht hat. Die aktuellen Abonnements mit dem jeweiligen Leistungsumfang, sowie die entsprechenden Preise können dem Kundenbereich (Organisation / Abrechnung) in der Anwendung entnommen werden. Die dort genannten Preise verstehen sich zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer.
Der Betreiber ist berechtigt, die Berechnungsintervalle zu Gunsten des Kunden anzupassen, wenn dies zu keiner Erhöhung der Vergütung führt.
2.6.2 Der Betreiber kann eine laufende oder eine nutzungsabhängige Vergütung nach billigem Ermessen ändern,
2.6.3 Eine Preiserhöhung darf bezogen auf die betroffene Leistung frühestens zwölf Monate nach der letzten Preiserhöhung erfolgen und wird dem Kunden durch den Betreiber mindestens zwei Monate vor Wirksamwerden schriftlich oder in Textform angekündigt. Der Kunde kann die Preisanpassung gerichtlich überprüfen lassen.
2.6.4 Der Kunde kann die von der Preiserhöhung betroffene Leistung innerhalb eines Monats ab Bekanntgabe der Preiserhöhung zu deren Inkrafttreten schriftlich oder in Textform kündigen.
Nach der kostenlosen Testphase kann der Kunde, wenn er sich für eine Weiternutzung von doccycle entscheidet, im Kundenkonto Anpassungen vornehmen, indem er aus dem dort angebotenen Funktionsumfang ein Paket mit dem vom Kunden gewünschten Leistungsumfang, Abrechnungsintervall und gewünschter Vertragslaufzeit individuell zusammenstellt.
Ein Upgrade ist während der Vertragslaufzeit jederzeit möglich. Mit Buchung des Upgrades beginnt die Mindestvertragslaufzeit erneut. Der volle Leistungsumfang der neuen Pakete steht dem Kunden direkt nach Aktivierung des neuen Pakets zur Verfügung. Die Preis-Differenz wird anteilig auf die Folgelaufzeit nachberechnet. Die Abwahl bereits gebuchter Funktionen im Wege eines Downgrades ist nur zum Ende der jeweils vereinbarten Vertragslaufzeit möglich.
Der Betreiber ist berechtigt, vertraglich vereinbarte Leistungen zu ändern, soweit dies dem Kunden zumutbar ist, und
a) diese Leistungen Produkte anderer Hersteller enthalten und diese Produkte dem Betreiber nicht, nicht mehr oder nur noch in geänderter Form zur Verfügung stehen, ohne dass dies auf Umstände zurückzuführen ist, die der Betreiber zu vertreten hat,
b) neue gesetzliche oder behördliche Anforderungen eine Änderung notwendig machen,
c) die vereinbarten Leistungen nicht mehr dem aktuellen Stand der Technik, den Sicherheitsbestimmungen oder den Anforderungen des Datenschutzes entsprechen oder ihre Lauffähigkeit nicht mehr gewährleistet ist,
d) vereinbarte Leistungen ganz oder teilweise gegen gleich oder höherwertige Leistungen ausgetauscht werden, die vereinbarte Soll-Beschaffenheit im Wesentlichen unverändert bleibt, oder
e) der Betreiber ein sonstiges berechtigtes Interesse an der Änderung der Leistung hat.
Leistungsänderungen nach dieser Ziffer werden dem Kunden mindestens zwei Monate vor ihrem Wirksamwerden schriftlich oder in Textform mitgeteilt. Der Kunde kann die von der Leistungsänderung betroffene Leistung innerhalb eines Monats ab Bekanntgabe der Leistungsänderung zu deren Inkrafttreten schriftlich oder in Textform kündigen.
Nach Leistungsänderung ergibt sich der jeweils aktuelle Funktionsumfang der Software aus der unter Ziffer 2.2 verlinkten aktualisierten Leistungsbeschreibung.
2.9.1 Der Saas-Vertrag wird mit der bei der Buchung angezeigten und durch den Nutzer gewählten Laufzeit geschlossen. Bei Buchung eines Upgrades beginnt mit dem Zeitpunkt der Buchung des Upgrades die Mindestvertragslaufzeit erneut. Eine Kündigung der Nutzung von doccycle ist im jeweiligen Konto (Menüpunkt/Kontoübersicht) zum Ende der Laufzeit möglich. Sofern der Vertrag nicht rechtzeitig gekündigt wird, verlängert er sich jeweils um den bisherigen Vertragszeitraum. Der Kunde ist angehalten, seine Daten im Vorfeld zu sichern. Frühestens 30 Tage, spätestens 90 Tage nach der letzten Abrechnung erfolgt die Löschung des Accounts inklusive der Daten nach datenschutzrechtlichen Regelungen. Die Kündigung kann insbesondere durch den Kunden oder den Nutzer durch Beendigung des Abonnements im Kundenbereich erfolgen.
2.9.3. Die fristlose Kündigung des Vertrages aus wichtigem Grund bleibt beiden Parteien unbenommen. Ein wichtiger Grund liegt für den Betreiber insbesondere dann vor, wenn:
Der Betreiber hält sich an die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung der EU sowie weiterer im Vertragsgebiet Deutschland geltender Bestimmungen zum Datenschutz. Um diese Anforderungen erfüllen zu können, wird für die Nutzung des Dienstes doccycle folgendes vereinbart:
Der Kunde nimmt die Datenschutzerklärung nebst Anlagen, abrufbar auf der Internetseite des Betreibers doccycle.ai und der Anwendungsseite app.doccycle.ai zur Kenntnis. Kunden, die Träger des steuerberatenden Berufes sind und/oder dem Unternehmensbegriff des §14 BGB unterfallen und damit der EU-DSGVO unterstehen, schließen mit Zustandekommen dieses Vertrags über die Nutzung des Dienstes doccycle die unter https://app.doccycle.ai/avv/ abrufbare Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (im Folgenden „AVV") mit dem Betreiber ab. Die AVV ist Bestandteil dieses Vertrags über die Nutzung des Dienstes doccycle.
3.2.1 Der Betreiber verpflichtet sich, über alle ihm im Rahmen der Vorbereitung, Durchführung und Erfüllung des Vertrages zur Kenntnis gelangten vertraulichen Vorgänge, insbesondere Geschäfts- oder Betriebsgeheimnisse des Kunden, strengstes Stillschweigen zu bewahren und diese weder weiterzugeben noch auf sonstige Art zu verwerten. Dies gilt nicht, soweit diese Informationen entweder offenkundig werden oder das Interesse des Kunden an der Geheimhaltung erkennbar entfallen ist.
3.2.2 Der Betreiber verpflichtet sich, sich nur insoweit Kenntnis von fremden Geheimnissen im Sinne des vorstehenden Absatzes zu verschaffen, als dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist.
3.2.3 Beim Einsatz Dritter verpflichtet sich der Betreiber, diese in Textform unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen einer Pflichtverletzung zur Verschwiegenheit zu verpflichten, soweit diese im Rahmen ihrer Tätigkeit Kenntnis von fremden Geheimnissen im Sinne dieser Vereinbarung erlangen könnten. In Bezug auf seine Arbeitskräfte erfüllt der Betreiber die rechtlichen Anforderungen.
3.2.4 Für Kunden, die einer beruflichen Verschwiegenheitsverpflichtung unterliegen, gilt ergänzend:
3.2.4.1 Der Betreiber wirkt als Dienstleister an der beruflichen Tätigkeit von Kunden, die einer beruflichen Verschwiegenheitsverpflichtung unterliegen, mit. Der Betreiber wahrt in Kenntnis der strafrechtlichen Folgen einer Pflichtverletzung gemäß § 203 StGB (Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe) und den sonst anwendbaren rechtlichen Vorschriften fremde Geheimnisse, die ihm von solchen Kunden, zugänglich gemacht werden.
3.2.4.2 Ergänzend zu vorstehenden Ziffern schließen die Kunden, die einer beruflichen Verschwiegenheitsverpflichtung unterliegen, mit dem Betreiber mit Zustandekommen dieses Vertrags über die Nutzung von doccycle die unter https://app.doccycle.ai/berufliche-verschwiegenheit abrufbare §203 StGB Vereinbarung mit dem Betreiber ab. Die §203 StGB Vereinbarung ist Bestandteil dieses Vertrags über die Nutzung von doccycle.
3.2.5 Die Pflicht zur Verschwiegenheit gemäß der Absätze 3.2.1 bis 3.2.4 besteht nicht, soweit der Betreiber auf Grund einer behördlichen oder gerichtlichen Entscheidung zur Offenlegung verpflichtet ist. Soweit dies im Einzelfall zulässig und möglich ist, wird der Betreiber den Kunden über die Pflicht zur Offenlegung in Kenntnis setzen.
Um den Schutz des Kunden zu gewährleisten, wird sämtliche Kommunikation mit doccycle über das HTTPS Protokoll verschlüsselt.
Der Betreiber ist verpflichtet, geeignete Vorkehrungen gegen Datenverlust und zur Verhinderung unbefugten Zugriffs Dritter auf die Daten des Kunden zu treffen.
Um alle bei der Nutzung anfallenden Daten des Kunden zu sichern, erstellt der Betreiber zweimal am Tag eine Sicherung. Diese Sicherung wird auf anderen Servern gespeichert, die mehrfach redundant abgesichert sind. Diese Sicherung bietet eine Sicherung gegen Systemausfälle. Der Kunde hat kein Recht auf Wiederherstellung von Daten, die er selbst gelöscht hat. Wann und ob der Betreiber Daten wiederherstellt, liegt im Ermessen des Betreibers. Der Kunde ist verpflichtet, seine Daten selbst zu sichern, z.B. durch regelmäßige Exports. Bei Verlust von Daten haftet der Betreiber nur für denjenigen Aufwand, der für die Wiederherstellung der Daten bei ordnungsgemäßer Datensicherung durch den Kunden erforderlich ist. Bei einfacher Fahrlässigkeit des Betreibers tritt diese Haftung nur ein, wenn der Betreiber mit der zum Datenverlust führenden Handlung gleichzeitig eine wesentliche Vertragspflicht verletzt hat.
Der Kunde bleibt in jedem Fall Alleinberechtigter an den Daten und kann daher vom Betreiber jederzeit, insbesondere nach Kündigung des Vertrages, die Herausgabe sämtlicher Daten verlangen, ohne dass ein Zurückbehaltungsrecht des Betreibers besteht. Die Herausgabe der Daten erfolgt durch Übersendung über das Datennetz. Diese Datenbereitstellung und –herausgabe und deren Abrechnung erfolgt nach Absprache und Aufwand. Der Kunde hat keinen Anspruch darauf, auch die zur Verwendung der Daten geeignete Software zu erhalten.
Besondere Bestimmungen gelten für die Übergabe von personenbezogenen Daten. Diese sind in der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) enthalten und in der Datenschutzerklärung beschrieben.
Im Falle eines Widerspruchs zwischen dem Auftragsverarbeitungsvertrag des Kunden und dem des Betreibers sowie bei inhaltlichen Abweichungen hat der Auftragsverarbeitungsvertrag des Betreibers Vorrang.
Der Betreiber leistet Gewähr für die Funktions- und Betriebsbereitschaft des SaaS-Dienstes sowie dafür, dass der Kunde die Vertragssoftware ohne Verstoß gegen Rechte Dritter nutzen kann. Die Sachmängelgewährleistung gilt nicht für Mängel, die darauf beruhen, dass die Vertragssoftware in einer Hardware- und Softwareumgebung eingesetzt wird, die den erforderlichen Anforderungen nicht gerecht wird oder für Änderungen und Modifikationen, die der Kunde an der Software vorgenommen hat, ohne hierzu kraft Gesetzes, Vertrages oder aufgrund einer vorherigen schriftlichen Zustimmung des Betreibers berechtigt zu sein.
Die verschuldensunabhängige Haftung des Betreibers für Mängel, die bei Vertragsschluss bereits vorhanden sind, wird ausdrücklich ausgeschlossen.
Sofern der automatisierte Dokumentenabruf aus technischen Gründen nicht möglich sein sollte, wird der Betreiber nach Möglichkeit den Abruf manuell durchführen, um die Funktionsfähigkeit für den Kunden aufrecht zu erhalten.
Die vom Betreiber gewährleisteten Verfügbarkeiten von doccycle richten sich nach der Leistungsbeschreibung (https://app.doccycle.ai/leistungsbeschreibung/).
Macht ein Dritter gegenüber dem Kunden geltend, dass eine Leistung des Betreibers seine Rechte verletzt, benachrichtigt der Kunde unverzüglich den Betreiber schriftlich oder in Textform. Auf Verlangen des Betreibers wird der Kunde dem Betreiber sämtliche Vollmachten erteilen und Befugnisse einräumen, die erforderlich sind, um den Kunden gegen die geltend gemachten Rechte Dritter zu verteidigen.
Werden durch eine Leistung des Betreibers Rechte Dritter verletzt, wird der Betreiber nach eigener Wahl und auf eigene Kosten
a) dem Kunden das Recht zur Nutzung der Leistung verschaffen oder
b) die Leistung frei von Rechten Dritter gestalten.
Im Übrigen gelten für die weiteren Ansprüche des Kunden die Regelungen des § 5.
Im Übrigen wird für den Fall der Verletzung von Rechten Dritter durch eine Vertragspartei diese die jeweils andere Vertragspartei von allen daraus resultierenden Ansprüchen und Schadensersatzforderungen sowie von den Kosten der Rechtsverteidigung in angemessener Höhe gegen Nachweis freistellen, sofern der Anspruch auf ein Verschulden der jeweiligen Vertragspartei zurückzuführen ist. Die Freistellung steht unter dem Vorbehalt, dass die in Anspruch genommene Vertragspartei nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung der jeweils anderen Vertragspartei einen Vergleich über die von dem Dritten geltend gemachten Ansprüche schließt oder diese anerkennt.
Der Betreiber haftet nicht für Schäden, insbesondere Datenverluste, oder Schäden an Soft- oder Hardware oder Vermögensschäden, die durch seine Leistung oder durch die lokale Software-Installation (bspw. Scan-App) entstehen, es sei denn diese beruhen auf einem grob fahrlässigen oder vorsätzlichen Handeln des Betreibers, seiner Erfüllungsgehilfen oder seiner gesetzlichen Vertreter. Für Schäden an der Gesundheit, dem Körper oder dem Leben sowie Schadensersatzansprüche, die sich aus dem Produkthaftungsgesetz ergeben, haftet der Betreiber uneingeschränkt. Auch im Falle leichter Fahrlässigkeit haftet der Betreiber für die Verletzung von Pflichten, die zur Erreichung des Vertragszwecks von besonderer Bedeutung sind (Kardinalspflichten), dabei ist die Haftung auf die Höhe des typischerweise vorhersehbaren Schadens beschränkt. Dies gilt auch bei einfacher fahrlässiger Pflichtverletzung der gesetzlichen Vertreter und Erfüllungsgehilfen des Betreibers.
Haftungsausschlüsse oder -beschränkungen gelten nicht, soweit der Betreiber dem Kunden gegenüber ausdrücklich eine Garantie übernommen hat, die gerade den Zweck hatte, vor dem Eintritt der geltend gemachten Schäden zu schützen.
Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt ebenso wie die Produzentenhaftung unberührt.
Außer im Fall von Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie bei Übernahme einer Garantie haftet der Betreiber nicht für mittelbare Schäden, wie z.B. Mehraufwand, entgangenen Gewinn oder ausgebliebene Einsparungen.
Der Betreiber haftet nicht für die unbefugte Kenntniserlangung von persönlichen Kundendaten durch Dritte (z.B. durch einen unbefugten Zugriff von Hackern auf die Datenbank). Der Betreiber kann ebenso nicht dafür haftbar gemacht werden, dass Angaben und Informationen, welche der Kunde selbst Dritten zugänglich gemacht haben, von diesen missbraucht werden.
Der Kunde allein ist für die Inhalte seiner gespeicherten Dateien verantwortlich. Der Kunde verpflichtet sich, keine Daten zu speichern, die gegen geltendes Recht verstoßen.
Der Betreiber ist zur sofortigen Sperre des Kontos berechtigt, wenn der begründete Verdacht besteht, dass die gespeicherten Daten rechtswidrig sind und/oder Rechte Dritter verletzen. Ein begründeter Verdacht für eine Rechtswidrigkeit und/oder eine Rechtsverletzung liegt insbesondere dann vor, wenn Gerichte, Behörden und/oder sonstige Dritte den Betreiber davon in Kenntnis setzen. Der Betreiber hat den Kunden von der Sperre des Kontos und dem Grund dafür unverzüglich zu verständigen. Die Sperre ist aufzuheben, sobald der Verdacht entkräftet ist.
Der Kunde ist selbst verantwortlich für die steuerliche und rechtliche Ordnungsmäßigkeit der durch den Kunden erstellten oder heruntergeladenen Dokumente. Ferner leistet der Betreiber keinerlei Steuer- oder Rechtsberatung im Sinne der anwendbaren Berufsordnungen (StBerG, BRAO, RDG, WPO). Der Betreiber speichert die erstellten Dokumente und erstellt regelmäßig Datensicherungen. Der Betreiber ergreift alle angemessenen wirtschaftlich vertretbaren Maßnahmen, um die Datensicherheit der gespeicherten Dokumente und Adressdaten sicherzustellen. Allerdings haftet der Betreiber nicht für die dauerhafte Speicherung der Dokumente über das Ende des Vertragsverhältnisses hinaus. Die Erfüllung der steuerlich- und handelsrechtlich geltenden Aufbewahrungsfristen (§§ 238, 257 HGB; § 147 AO) ist vom in der Leistungsbeschreibung beschriebenen Funktionsumfang von doccycle nicht umfasst. Auf Wunsch kann der Kunde jederzeit bereits erstellte/heruntergeladenen Dokumente im Kundenbereich zur eigenen Datensicherung herunterladen.
Sofern der Zusatzdienst elektronische Signaturen angeboten und genutzt wird, gilt Folgendes: Um Dokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) zu signieren, wird eine Authentifizierung des Unterzeichnenden (Steuerberater/Unternehmer und/oder Mandant/Endkunde) und eine durch einen zertifizierten Service oder Vertrauensdiensteanbieter erstellte Signatur benötigt. KanzleiDrive integriert diese Komponenten mit verschiedenen vertrauensvollen Partnern, welche die Anforderungen von ZertES und/oder eIDAS erfüllen, in seinen Service.
Soweit KanzleiDrive im Rahmen diese Drittdienste (inkl. Vertrauensdiensteanbieter / Anerkennungsstellen / Anbieter von elektronischen Identitäten) zugänglich macht, gelten für deren Verfügbarkeit sowie die Qualitätsanforderungen an solche Drittleistungen ergänzend zu den vorgenannten Allgemeinen Geschäftsbedingungen folgende Bedingungen:
Das Angebot der Erbringung dieser Zusatzdienste richtet sich ausschließlich an Steuerberater/Unternehmer und/oder deren Mandanten/Endkunden, die ihren Rechtssitz in der Schweiz, in der EU oder im EWR haben.
KanzleiDrive selbst ist weder ein Vertrauensdiensteanbieter im Sinne der Verordnung des Europäischen Parlaments und des Rates über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt (eIDAS Nr. 910/2014), unter Umständen, über die KanzleiDrive dann informiert, ist ein direkter Vertragsabschluss zwischen Unterzeichnendem (Steuerberater/Unternehmer und/oder Mandant/Endkunde) und dem Zertifizierungs- bzw. Vertrauensdienst erforderlich. In letzterem Fall können abweichende AGB des Zertifizierungs- bzw. Vertrauensdienstes gelten.
Eine Signatur kann elektronisch einfach, fortgeschritten oder qualifiziert erfolgen. Die Einzelheiten der möglichen Zusatzleistungen sind in der Leistungsbeschreibung (https://app.doccycle.ai/leistungsbeschreibung/) unter Absatz 2 beschrieben und ergeben sich ggfs. zusätzlich aus den Vorgaben der Bestellung.
Steuerberater/Unternehmer erteilen die Einwilligung und verpflichten sich, entsprechende Einwilligungen ihrer Mandanten/Endkunden einzuholen, dass Änderungen der angegebenen Organisationsdaten, Verantwortlichen, Handlungsbevollmächtigten usw. sowie alle Meldungen bezüglich Konfigurationsänderungen der Zugangsdaten, Kompromittierung der Zugänge, sicherheitsrelevante Vorfälle oder etwaiger Zugangszertifikate unverzüglich an den Zertifizierungs- bzw. Vertrauensdienst weitergegeben werden, so dass der Zertifizierungs- bzw. Vertrauensdienst insbesondere bei sicherheitsrelevanten und betrieblichen Vorfällen diese im Hinblick auf eine Meldepflicht bewerten kann und seiner Meldepflicht 24 Stunden nach Auftritt des Vorfalls nachkommen kann.
Verträge über wiederkehrende Servicedienstleistungen werden hinsichtlich der darin enthaltenen Dauerschuldleistung auf unbestimmte Dauer abgeschlossen und können jederzeit – sofern nicht anders in der Bestellung oder im Vertrag vorgesehen - unter Einhaltung einer Frist von 3 Monaten auf das Ende eines Kalendermonats schriftlich gekündigt werden. Wurde eine Mindestvertragsdauer vereinbart, ist eine Kündigung frühestens unter Einhaltung einer Frist von 3 Monaten zum Ablauf dieser Dauer möglich. Es können auch nur einzelne Teilleistungen, unter Einhaltung der jeweils geltenden Kündigungsfrist, gekündigt werden.
Zusätzlich zu den unter 2.9. genannten Gründen rechtfertigen folgende Gründe die außerordentliche Kündigung:
Lässt sich eine Vertragsverletzung durch eine Partei beheben, hat die andere Partei diese Partei schriftlich abzumahnen und ihr zur Behebung eine Frist von 30 Kalendertagen einzuräumen, bevor sie die Kündigung ausspricht.
Sofern kein direkter Vertragsabschluss zwischen Unterzeichnendem (Steuerberater/Unternehmer und/oder Mandant/Endkunde) und dem Zertifizierungs- bzw. Vertrauensdienst erfolgt, sind Ansprüche der Unterzeichnenden (Steuerberater/Unternehmer und/oder Mandant/Endkunde) aus dem Vertragsverhältnis ausschließlich gegenüber KanzleiDrive geltend zu machen.
7.1.1. Soweit doccycle Funktionen enthält, mit denen der Kunde Dokumente automatisiert aus externen Quellen (z.B. Bankenzugriff, Webportale anderer Betreiber und E-Mail-Konten) abruft und in seinem Account hinterlegen kann, gilt Folgendes: Soweit für den Abruf der gewünschten Informationen Zugangsdaten (z. B. Benutzername, Passwort) erforderlich sind, müssen diese dem Betreiber vom Kunden zur Verfügung gestellt und vom Betreiber für zukünftige Abrufe gespeichert werden. Hinweise: Der Betreiber weist ausdrücklich darauf hin, dass die automatisiert abgerufenen und/oder von Partnerunternehmen direkt abgelegten Dokumente sensible und/oder vertrauliche Informationen enthalten können.
Werden Zusatzservices durch dritte Unternehmen angeboten und nur über doccycle vermittelt, schließt der Kunde einen gesonderten Vertrag mit dem jeweiligen Unternehmen über die angebotenen Zusatzservices ab. Hierfür können gegebenenfalls andere Allgemeine Geschäftsbedingungen gelten. Der Betreiber von doccycle tritt in diesem Fall lediglich als Vermittler der von dritten Unternehmen über die Software angebotenen Zusatzservices auf. Diese dritten Unternehmen handeln nicht als Erfüllungsgehilfen (§ 278 BGB) des Betreibers.
7.1.2. Wenn und soweit verschiedene, ggf. hinzu buchbare Optionen KI-basiert funktionieren, wird der Kunde in diesen Fällen bei Buchung in der Anwendung gesondert darauf hingewiesen und aufgefordert, sein entsprechendes Einverständnis zu erteilen.
Für die Nutzung der Leistungen von doccycle verpflichtet sich der Steuerberater/Unternehmer, ggf., bspw. aus berufsrechtlichen Gründen, erforderliche Einwilligungen/Einverständniserklärungen seiner Mandanten/Endkunden einzuholen.
Für die Nutzung des automatisierten Dokumentenabrufs muss der Kunde den Betreiber als seinen Bevollmächtigten beauftragen und dem Betreiber die Befugnis übertragen, die Informationen in seinem Namen aus der externen Quelle, ggf. unter Verwendung der mitgeteilten Zugangsdaten, automatisiert abzurufen.
Es liegt in der Verantwortung des Kunden eventuelle Vereinbarungen zwischen dem Kunden und Dritten, die die Nutzung des automatisierten Dokumentenabrufs untersagen, zu beachten und dem nicht zuwiderzuhandeln.
Der Betreiber wird Anfragen (per Ticket-System oder E-Mail) des Kunden zur Anwendung der vertragsgegenständlichen Software so kurzfristig wie möglich nach Eingang beantworten.
Der Kunde ist verpflichtet, Adressänderungen unverzüglich in seinem Kunden-Account zu aktualisieren. Widrigenfalls gelten Mitteilungen an der zuletzt bekannt gegebenen Adresse als rechtswirksam zugegangen.
Der zwischen den Vertragsparteien bestehende Vertrag unterliegt vorbehaltlich zwingender internationalprivatrechtlicher Vorschriften dem Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechtsübereinkommens. Erfüllungsort ist Kassel. Ausschließlicher Gerichtsstand ist Kassel, sofern jede Partei Kaufmann oder juristische Person des öffentlichen Rechts ist.
Sollten sich einzelne Bestimmungen der Geschäftsbedingungen als ungültig erweisen, so wird hierdurch die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt.
Gegen Ansprüche des Betreibers kann nur mit unstreitigen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufgerechnet werden.
Die Europäische Kommission stellt unter http://ec.europa.eu/consumers/odr/ eine Plattform zur außergerichtlichen Online-Streitbeilegung (OS-Plattform) bereit. Zur Teilnahme an einem Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle ist der Betreiber nicht verpflichtet und nicht bereit.
Diese AGB sind gültig ab Februar 2026
fino doccycle GmbH