fino doccycle GmbH Bürgermeister-Brunner-Straße 15, 34117 Kassel
Stand: Februar 2026
Die vorliegende Leistungsbeschreibung regelt den Funktionsumfang sowie die wesentlichen Merkmale der SaaS-Lösung „app.doccycle.ai" (nachfolgend „doccycle", „Software" oder „Anbieter") und dient als Ergänzung zu den zwischen dem Kunden und dem Anbieter geschlossenen Verträgen, einschließlich der Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB). Sie kann je nach gebuchtem Paket und Funktionsumfang variieren. Der Anbieter behält sich das Recht vor, die Leistungsbeschreibung an technische Entwicklungen, neue gesetzliche Vorgaben oder geänderte Marktanforderungen anzupassen.
doccycle ist ein cloudbasierter Service, der die Erfassung und Verwaltung von Vertragsdaten gemäß den Vorgaben der DSGVO ermöglicht. Im Kern unterstützt doccycle die strukturierte Erfassung und Verwaltung von Vertragsinformationen und relevanten Dokumenten. Im Rahmen der gebuchten Paketspezifikation stellt der Anbieter bestimmte Funktionen und Module bereit, deren Umfang sich an dieser Leistungsbeschreibung und dem konkreten Vertrag orientieren. Der Kunde ist dafür verantwortlich, die zur Nutzung der Software erforderlichen Hard- und Softwarevoraussetzungen (z. B. aktuelle Browser-Version, Internetzugang) bereitzustellen.
Soweit für den Zugriff auf Schnittstellen Zugangsdaten benötigt werden, hat der Kunde diese rechtzeitig zur Verfügung zu stellen und sicher zu verwahren.
Der Kunde stellt sicher, dass die Nutzung von doccycle gemäß den geltenden Datenschutz- und sonstigen gesetzlichen Vorschriften erfolgt. Sofern in den AGB des Anbieters weitergehende Regelungen enthalten sind, gelten diese ergänzend. Im Falle von Widersprüchen zwischen dieser Leistungsbeschreibung und den AGB haben die Bestimmungen der AGB Vorrang.
doccycle ermöglicht den manuellen Import von Dokumenten aus verschiedenen Quellen. Die Verfügbarkeit und der Umfang der angebundenen Quellen können je nach gebuchtem Paket und technischem Stand variieren. Zu den wesentlichen Quellen gehören:
Dokumenten- und Informationsaustausch
Dokumentenmanagement, Import und Export
Sicherheit und Compliance
Support und Service
fino KanzleiDrive ermöglicht es, Dokumente rechtsgültig zu signieren bzw. signieren zu lassen. Signierende können damit digitale Dateien elektronisch signieren und sichern damit die Integrität und die Authentizität einer Datei.
fino KanzleiDrive ist kein Vertrauensdiensteanbieter im Sinne der Verordnung des Europäischen Parlaments und des Rates über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt (eIDAS Nr. 910/2014). Stattdessen arbeitet fino mit einem qualifizierten Vertrauensdienstleister zusammen, der zur Ausstellung qualifizierter Zertifikate für elektronische Signaturen und Siegel berechtigt ist. Dieser Vertrauensdienstleister ist gemäß der eIDAS-Verordnung und dem österreichischen Signatur- und Vertrauensdienstegesetz (SVG) anerkannt. Eine Konformitätsbewertungsstelle prüft regelmäßig, ob die Anforderungen, die das europäische und österreichische Recht und/oder anerkannte technische Normen an einen Vertrauensdiensteanbieter stellen, auch erfüllt werden. Die Aufsichtsstelle erteilte den Qualifikationsstatus als qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter. Der Vertrauensdienstleister ist auf den Vertrauenslisten gemäß Art. 22 eIDAS-Verordnung aufgenommen und berechtigt, das EU-Vertrauenssiegel zu verwenden.
Grundsätzlich wird bei den Signaturen zwischen einfachen, fortgeschrittenen und qualifizierten elektronischen Signaturen unterschieden. Qualifizierte elektronische Signaturen haben die höchste Rechtswirkung und sind in zahlreichen Fällen der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt. Damit können grundsätzlich auch Geschäftserfordernisse erfüllt werden, die vom Gesetz her eine eigenhändige Unterschrift erfordern. Swisscom, als Partner von fino, ist ein für die Ausstellung qualifizierter Zertifikate für elektronische Signaturen qualifizierte Vertrauensdiensteanbieter gemäß eIDAS-Verordnung.
Die Signaturlösung nutzt fortgeschrittene elektronische Siegel oder qualifizierte Signaturen. Dabei kommen entweder fortgeschrittene Siegel der fino KanzleiDrive GmbH oder persönliche qualifizierte Fernsignaturzertifikate von Swisscom zum Einsatz.
Einfache elektronische Signatur (EES): Für die einfache elektronische Signatur wird ein Fortgeschrittenes elektronisches Siegel gemäß Art. 3 Ziff. 26 eIDAS-VO mit der Rechtswirkung gemäß Art. 35 eIDAS-VO verwendet. Das Siegel verfügt über einen qualifizierten elektronischen Zeitstempel im Sinn von Art. 3 Ziff. 34 eIDAS-VO. Die EES hat nicht die gleichen Rechtswirkungen wie eine handschriftliche Unterschrift, eine FES oder QES.
Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): Für die fortgeschrittene elektronische Signatur wird ein fortgeschrittenes elektronisches Siegel gemäß Art. 3 Ziff. 26 eIDAS-VO mit der Rechtswirkung gemäß Art. 35 eIDAS-VO verwendet. Das Siegel verfügt über einen qualifizierten elektronischen Zeitstempel im Sinn von Art. 3 Ziff. 34 eIDAS-VO. Das Siegel wird allerdings erst auf dem Dokument angebracht, wenn die Signierenden eine Willensbekundung per OTP (One-Time-Password bzw. Einmal-Passwort) abgeben. Die FES hat nicht die gleichen Rechtswirkungen wie eine handschriftliche Unterschrift oder eine QES.
Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Die über den Signing Service erstellte QES erfüllt die in der CP/CPS (In der Certificate Policy (CP) sowie dem Certification Practice Statement (CPS) werden die verbindlichen Inhalte der Zertifizierungsrichtlinien für die Ausstellung von Zertifikaten sowie des Sicherheits- und Zertifizierungskonzepts für den Produktivbetrieb der jeweiligen Zertifizierungsstelle, hier Swisscom Trust Services AG, zusammengefasst.) definierten Eigenschaften und die Definition gemäß Art. 3 Ziff. 12 eIDAS-VO mit den Rechtswirkungen gemäß Art. 25 eIDAS-VO. Die Signierenden können sich vorgängig durch ein nach eIDAS zugelassenes Verfahren identifizieren (BankIdent, Self-Ident, Ausweis-Ident eID oder Video-Identverfahren) und anschließend bei jeder Signatur eine damit verbundene Authentifizierung nutzen. Im Leistungsangebot inbegriffen ist die Nutzung der von Swisscom für alle Mobilfunkteilnehmer in Deutschland bereitgestellte Mobile ID App. Weitere Informationen hierzu unter https://mobileid.ch. Die App wird bei qualifizierten elektronischen Signaturen als 2-Faktor-Authentifizierung genutzt.
Je nach Situation benötigen gewisse Dokumente die handschriftliche Unterschrift oder die QES ggfs. mit einem elektronischen Zeitstempel, damit beabsichtigte Rechtswirkungen überhaupt eintreten können. Die Auswahl der passenden Signaturstufe liegt in der Verantwortung des Nutzers. fino übernimmt keine Haftung, wenn eine falsche Signaturstufe gewählt wurde und die elektronische Unterschrift dadurch nicht rechtskonform ist.
Signaturprozess
a. Der Nutzer kann über KanzleiDrive Dokumente elektronisch unterschreiben oder von Dritten unterschreiben lassen. Hierzu lädt er Dritte in einen Signaturprozess ein und fügt diesem Vorgang das elektronisch zu unterschreibende Dokument/Dokumente hinzu. Des Weiteren können Anlagen und sogenannte Beobachter hinzugefügt werden. Beobachter erhalten das signierte Dokument nach Abschluss des Vorgangs per E-Mail. Die eingeladenen Signierenden können/müssen keinen KanzleiDrive Account besitzen.
b. Der Signierende erhält auf Wunsch das zu signierende Dokument vor der Willensbekundung zur Signaturanforderung und nach der Signatur vollständig herunterladbar angezeigt und kann damit sicherstellen, dass genau dieses Dokument signiert wird.
c. Der Signierende wird vor der Akzeptanz der Nutzungsbestimmungen darauf hingewiesen, dass es sich bei der hier angewandten Signatur entweder um eine „qualifizierte" persönliche Signatur bzw. um eine „fortgeschrittene" Signatur handelt.
d. Digital unterschrieben wird durch das Aufbringen/Einbringen eines Abbildes des Namens des Unterzeichners (Unterschrift, Schriftzug des Namens etc.) in/auf das PDF Dokument. Sollte der Nutzer kein Abbild ausgewählt haben, wird eine KanzleiDrive-Marke aufgebracht/eingebracht. Dieses Abbild wird dann mit einem fortgeschrittenen Siegel oder qualifizierter Signatur (je nach dem, was gefordert und möglich ist) in das Dokument eingebracht. Damit wird die Korrektheit und Unversehrtheit des Dokumentes bestätigt.
e. Nach Abschluss eines Signaturvorgangs kann seitens des Erstellers auf ein Signaturprotokoll zugegriffen werden. Dieses zeigt auf, wann jeder Signierende das Dokument digital unterschrieben hat.
Verfahren zur Personenidentifikation
Bei Erstellung der qualifizierten elektronischen Signatur erfolgt eine Identifikation des Signierenden. Der Identifikationsprozess kann losgelöst vom Signaturprozess durch eine sogenannte Registrierungsstelle erfolgen. Vor Beginn der Identifikation entscheidet der Signierende, welchen zweiten Faktor er für zukünftige qualifizierte elektronische Signaturen (QES) nutzen möchte. Zur Auswahl stehen die MobileID App der Swisscom oder ein Passkey. Folgende nach eIDAS-VO zugelassene Verfahren werden zur Identifikation angeboten:
Video-Ident: Die zu identifizierende Person kann den Videoidentifikationsdienst aufrufen. Hierfür ist es notwendig, einen PC mit Webcam oder ein mit Kamera und einer auf der Webseite angezeigten App ausgestattetes Smartphone zu haben. Im Rahmen einer Websession muss die zu identifizierende Person benutzergeführt durch einen Operator des Videoidentifizierers seinen Ausweis zeigen und Fragen zur Bestätigung der Ausweisdaten und der Lebendigkeit im Video beantworten. Anschließend werden die so ermittelten Daten an den Vertrauensdienstanbieter übertragen. Gültigkeitsdauer: 5 Jahre.
Self-Ident: Für die Identifizierung muss die zu identifizierende Person eine App herunterladen, ihr Ausweisdokument sowie ein Selfie-Video aufnehmen und zwei Wörter vorlesen. Gültigkeitsdauer: 2 Jahre.
Ausweis-Ident eID: Durch die eID können deutsche Bürgerinnen und Bürger sich bei diversen Services im Netz online ausweisen und identifizieren. Nach Aufruf der URL wird der Signierende gebeten, eine App auf seinem Android oder Apple Smartphone zu installieren und zu nutzen, mit welcher folgende Schritte durchgeführt wurden. Die zu identifizierende Person kann mithilfe der NFC-Funktion im Smartphone und der mobilen App die Identitätsdaten aus der eID scannen und durch die Bestätigung mit dem Ausweis PIN an den Online-Service übermitteln und die Identität überprüfen. Gültigkeitsdauer: 2 Jahre.
Nach erfolgreicher Durchführung des jeweiligen Identifikationsverfahrens archiviert der Vertrauensdienstleister die Identifikationsdaten für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer und verwaltet die Annahme der Nutzungsbestimmungen. Die identifizierte Person kann fortan auf Basis des während des Identifikationsverfahrens geprüften Authentisierungsmittels (z.B. Passkey / Mobile ID App) und bis zum Ablauf der Gültigkeit der Identifikation über den Vertrauensdienst des Dienstleisters – je nach Identifikationsmethode – qualifizierte elektronische Signaturen erstellen.
Datenablage und Verantwortlichkeiten
Mit der Nutzung der RA-App oder des Smart Registration Service werden die Daten zur identifizierten Person sowie die Identifikationsunterlagen und der Nachweis der Annahme der Nutzungsbestimmungen auf Servern der Registrierungsstelle, des Vertrauensdienstleisters, in der Schweiz gespeichert und entsprechend den in der CP/CPS oder Gesetz genannten Fristen aufbewahrt. Das gilt nicht für die Daten eines IdP – hier gelten die Regeln des IdPs.
Bei projektspezifischen Verfahren wird die Speicherung und der Speicherort in der gesonderten Vereinbarung zur Delegation der Personenidentifikation mit Umsetzungskonzept festgehalten.
Willensbekundung
Jede digitale Signatur bedingt die Abgabe einer Willensbekundung durch den Signierenden. Für die Willensbekundung wird die Authentisierungsmethode verwendet, die bei der Identifikation des Signierenden angegeben wurde, oder es wurde im Rahmen der Identifizierung bereits eine Willensbekundung geleistet.
Folgende Nutzungsvoraussetzungen müssen gegeben sein: Der Signierende verfügt über ein für die Willensbekundung für die elektronische Signatur zugelassenes Authentisierungsmittel (z.B. ein Mobiltelefon). Dafür kommen eine Passwort-SMS-Authentifizierung, eine zugelassene App, wie z.B. die Mobile ID App oder andere anerkannte Signaturfreigabemethoden in Frage.
Abhängig von den Bedürfnissen des Kunden können nachfolgende Zusatzservices und Funktionen kostenpflichtig hinzugebucht werden:
Einrichtung von Schnittstellen und Integrationen
Mitarbeiterschulungen
Implementierungsbegleitung
Die tatsächliche Verfügbarkeit einzelner Funktionen (z. B. Integrationen) kann sich durch externe Faktoren (z. B. technische Änderungen seitens Drittdienstleistern) ändern. Ein Anspruch auf dauerhafte Verfügbarkeit einzelner Schnittstellen besteht nicht.
Der Anbieter übernimmt keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Rechtzeitigkeit der importierten Daten, sofern die Fehlerursache außerhalb seines Verantwortungsbereichs liegt (z. B. fehlerhafte Portalzugänge, unvollständige Originaldokumente).
Der Kunde ist selbst für die Erfüllung aller steuer- und handelsrechtlichen Vorgaben (z. B. Archivierungs-/Aufbewahrungsfristen) verantwortlich. Der Anbieter stellt lediglich die hierfür notwendigen technischen Funktionen bereit.
Diese Leistungsbeschreibung gibt den Funktionsumfang der Software zum angegebenen Stand wieder und kann vom Anbieter im Rahmen des technischen Fortschritts oder aufgrund geänderter gesetzlicher Vorgaben angepasst werden. Maßgeblich für den Vertragsinhalt sind stets die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültige Fassung dieser Leistungsbeschreibung und die zugehörigen Vertragsbedingungen.
Änderungen dieser Leistungsbeschreibung werden dem Kunden rechtzeitig bekannt gegeben. Sofern der Kunde der Änderung nicht innerhalb einer angemessenen Frist schriftlich widerspricht, gelten die Änderungen als angenommen.
Hinweis: Diese Leistungsbeschreibung ist integraler Bestandteil der Vertragsbeziehung zwischen Anbieter und Kunde. Sie entfaltet nur in Verbindung mit den Allgemeinen Geschäftsbedingungen sowie ggf. einer gesonderten Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) und weiteren Regelungen Rechtswirkung. Die genannten Funktionen können je nach gewähltem Tarif eingeschränkt oder erweitert sein.
Stand: Februar 2026